La chronophobie ou la peur de perdre du temps
#2 - Une affaire de montre et de temps ⏳
Be careful what you ask for, cause i just might comply - Beyoncé
Dans la newsletter précédente, Les 10 commandements du flemmard, je t’ai demandé des feedbacks, des préconisations et si j’ai bien compris tu veux :
Plus d’astuces
Plus de cas clients
Moins de blabla
J’imagine que tu en demandes plus parce que tu as déjà mis en place les 5 conseils précédents et je tiens à te féliciter pour ça. C’est très impressionnant like… WOW !
Anyway, j’en profite pour te remercier de faire partie des 320 personnes qui me lisent. Et si tu me lis pour la toute première fois, bienvenue à toi ! Je suis Florence et tu peux en savoir plus sur moi en cliquant ici.
“Vous avez les montres, nous avons le temps”
Je ne connais pas l’origine de ce proverbe mais je l’attribue à un Africain arrivé en retard à un rendez-vous avec un Européen :
Au Sénégal, on donne une heure pour la forme : les embouteillages à Dakar tout ça, tout ça…
En Côte d’Ivoire c’est le temps qui décide (ah il pleut ? mince !)
Au Bénin c’est simple : la bonne heure c’est la bonne heure.
Cette année j’ai passé du temps dans les 3 pays cités et tu l’auras compris, j’ai beaucoup parlé de temps, de timing et de rendez-vous.
Toutes ces conversations m’ont poussé à remettre en question la gestion de mon temps versus mes aspirations et j’ai envie de te partager ma vision.
Le sommaire du mois de Novembre :
En 2024, j’arrête de vendre mon temps
Cas client : une histoire de formulaire
5 astuces pour gagner du temps
Le flemmard du mois
L’actu de la flemmarde 💃🏽
En 2024, j’arrête de vendre mon temps
Hier c’était Halloween et pour faire peur à un flemmard, rien de plus simple : lui faire perdre son temps est suffisant ! *BOUH 👻*
Les personnes qui me connaissent savent que je suis très sélective avec mon temps. Hélas, je fais encore partie de celleux qui vendent leur temps. Conséquence : plus je vends, moins je suis disponible ! Ça implique que je ne pourrais jamais vendre plus que je n’ai de temps. CQFD.
Enchaîner les calls, rédiger des offres, travailler pour mes clients… Je change tout en 2024. Enfin… je travaille actuellement pour permettre cela. Et comme on est dans une safe place entre flemmards, je te partage mon plan en 3 étapes pour devenir une meilleure flemmarde en 2024.
Étape 1 : Productiser mes offres
Moins de conseils et de sessions de travail. Plus de programmes et de supports de travail (template, kit, etc.). J’ai déjà commencé en créant mon premier programme en ligne pour apprendre à générer plus de leads grâce aux formulaires ici.
Étape 2 : Un générateur de devis automatique
Oui, je fais également partie de celleux qui créent des propositions commerciales personnalisées (pour lesquelles je n’ai pas de réponses 🤡).
Je vais mettre en place un générateur de devis automatique. Comment ? Un simple formulaire connecté à mon outil de gestion, Pennylane et Timetonic. Un peu de OpenAI et Gmail pour envoyer des e-mails automatiquement.
Le workflow :
Lorsqu’une demande est reçue, elle est transmise à Pennylane qui génère un devis et la renvoie dans Timetonic. Un contenu d’e-mail est alors généré en natif dans Timetonic via OpenAI (ChatGPT) et envoi un e-mail automatiquement depuis l’outil via Gmail. Je t’ai fait un dessin 👇🏾
Étape 3 : Le routeur Calendly
À ce jour, j’assure tous les call découverte de mon entreprise. C’est le processus que j’ai moi-même proposé en 2022 pour éviter de multiplier les points de contact avec le même prospect. Bilan à fin 2023 : c’est usant !
Tu l’auras compris, l’idée sera de constituer une équipe pour la partie commerciale et l’exécution et tout miser sur la fonctionnalité “Round Robin” de Calendly.
À quoi ça sert ? Une fonctionnalité intelligente qui te permet de définir qui est le plus à même de traiter une demande selon ses disponibilités. Calendly sera donc en mesure d’interroger les agendas de chacun et voir qui est disponible pour assurer un call.
Pour rappel, les services seront productisés donc moins de conseils en call découvertes et plus de ventes.
Cas client : Une histoire de formulaire
J’ai aidé un garage à remplacer une secrétaire par un formulaire 🚗
La plupart des personnes qui ne sont pas prêtes à travailler avec moi ne considèrent pas la productivité comme un levier d’augmentation de CA. Ils voient plutôt une dépense (non-essentielle) et je suis sincèrement désolée pour elles.
Ce n’est certainement pas le cas du garagiste qui m’a contacté en Mai dernier ! Il souhaitait améliorer la gestion de son parc pour augmenter son CA. La situation était la suivante :
Le gérant était débordé
Le secrétaire (qui gère TOUT) partait en congé maternité
Le garage peinait à traiter tous les appels entrants
Une fois que sa secrétaire serait en congé maternité, il se retrouverait donc avec une double charge de travail. L’objectif était donc double : fluidifier l’activité et pallier à l’absence d’une collaboratrice clé.
Ma solution : Timetonic & Ringover. Je t’explique tout :
👇🏾
#1 Ringover : La téléphonie d’entreprise IP
Il se trouve que la secrétaire est à temps partiel. Lorsqu’elle ne travaille pas, le gérant transfère tous les appels sur son portable. Mais entre la gestion de ses équipes, de son garage et de ses clients, c’était devenu mission impossible de traiter tous les appels.
Ringover lui a permis de mettre en place un standard vocal interactif et une messagerie vocale basée sur les horaires d’ouverture du garage.
Ce que ça implique : L’appel entrant est dans un premier temps transféré sur son portable. S’il ne répond pas, il reçoit une notification avec un audio du message vocal (s’il y en a un). Une fois disponible, il visualise tous les appels manqués depuis son dashboard Ringover et peut rappeler tous ses clients.
#2 Timetonic : L’outil de gestion no-code
Autonomiser les clients pour lui permettre de gagner du temps ! C’était ça le scénario. Je m’explique.
La plupart des demandes lui sont faites dans l’urgence. Et rien de plus frustrant que de contacter un garage dans l’urgence et de ne pas avoir de réponse. Il fallait pouvoir capter ses clients en leur permettant de faire une action concrète.
C’est dans ce contexte qu’on a créé un formulaire de qualification. Dans ce formulaire nous avons listé toutes les prestations du garage pour permettre au client d’indiquer la prestation souhaitée et toutes les informations dont le garage a besoin pour traiter sa demande (immatriculation, assurance, photo du véhicule, adresse, etc).
Une fois toutes ces informations recueillies, le garage pouvait :
avoir une vue d’ensemble sur toutes les demandes en cours
automatiser la génération des devis selon la nature de la prestation
traiter manuellement uniquement les demandes particulières
Ils ont même rajouté le lien de leur formulaire dans leur page Google myBusiness pour capter plus de clients.
Résultat : Il n’a pas remplacé sa secrétaire. Mission accomplie 🙂
(Yes, i’m proud)
5 conseils pour gagner du temps
Alors comme ça, 5 astuces par mois ce n’est pas suffisant ? Je t’ai entendu… mais ce mois-ci je t’ai concocté 5 conseils pour économiser ton temps 🙂
↓
#1 - 📅 Google calendar : Organiser son temps avec Google
Tu connais Google Calendar, right ?
Mon conseil : De tous les conseils que m’a donnés Jessica, celui-ci a changé ma vie d’entrepreneure : bloque des créneaux dans ton agenda pour le deep work. Pour cela, crée des rendez-vous récurrents dans ton agenda afin de te créer une routine de travail. L’intérêt ? Qu’on ne puisse pas te programmer des réunions sur les créneaux sur lesquelles tu gères tes tâches de fond.
(J’utilise Google Calendar mais c’est valable pour la solution d’agenda que tu utilises).
Le savais-tu ? L’outil de Google te permet de gérer la programmation de tes rendez-vous via son offre payante Google Workspace.
#2- 🤖 Calendly : Le planificateur de rendez-vous
Calendly est mon assistant personnel. Mon indispensable quand il s’agit de programmer des rendez-vous visioconférence, physique ou téléphonique. Une fois connecté à un calendrier, il propose uniquement les créneaux disponibles et les interlocuteurs sont autonomes sur la programmation d’un rendez-vous.
Mon conseil : Personne n’aime faire face aux absences en rendez-vous. Pour limiter ce phénomène, tu peux activer les rappels automatiques par e-mail (J-1) et/ou SMS (H-2) pour que tes interlocuteurs gardent votre rendez-vous en tête. [Fonctionnalité payante]
www.calendly.com/fr | à partir de 0€
#3 - 🎦 Zoom : Le all-in-one de la visioconférence
Je préfère Zoom quand il s’agit des visioconférences. Quand je fais des formations, je peux créer des salles de répartitions. Quand je fais des sessions de travail avec mes clients, je peux donner accès aux enregistrements. Quand j’organise un événement, je peux créer une page d’inscription. Bonus : L’image est hyper quali.
Mon conseil : Si tu es un centre de formation ou que ton activité est basée sur la visio, Zoom vient juste de proposer son calendly-like : Zoom Scheduler. L’outil est une opportunité pour te permettre de mieux gérer les inscriptions à tes classes, cours, programmes.
Zoom Scheduler | à partir de 59,90$/an
#4 - 💊 Mix Max : Gmail sous stéroïdes
Sur 10 personnes interrogées sur les tâches qui leur prennent le plus de temps, 6 diront qu’elles perdent trop de temps à traiter leur e-mail. Dans une autre chronique je t’expliquerais comment générer des réponses automatiques grâce à OpenAI, en attendant, tu as Mix Max.
Mon conseil : Télécharge l’extension via Google Chrome et booste le contenu de tes e-mails avec des CTA (call to action). Par exemple : plutôt que de partager ton lien Calendly, tu peux directement intégrer tes créneaux dans le corps de ton e-mail. L’outil te permet également de suivre l’ouverture de tes e-mails et de créer des modèles pour gagner plus de temps.
www.mixmax.com | à partir de 0€
#5 - 📝 Notion : L’outil collaboratif par excellence
Où étais-tu si tu n’as pas entendu parler de Notion en 2023 ? Notion est l’outil no-code tout-en-un qui te permet de centraliser toute ton activité. L’outil est organisé par page et de tous les outils que j’utilise, je trouve que l’application mobile de Notion est la plus intéressante.
Mon conseil : Lorsque tu crées une tâche ou que tu souhaites revenir sur un sujet, il te suffit de rajouter un simple “@” n’importe où dans la page avec ta deadline. L’outil t’enverra une notification pour te permettre de revenir sur tes tâches en cours.
www.notion.so | à partir de 0€
Le flemmard du mois 👑
Teddy est un podologue de formation et un marathonien reconvertit dans la vente. Un touche-à-tout qui est aussi à l’aise sur les sujets de gestion d’entreprise que de stratégie marketing ! Il est passionné de ChatGPT et parle couramment le prompt GPT3.5-4. Je lui ai donc demandé de te concocter un prompt pour t’aider à mieux gérer ton temps.
Pour rappel, dans la newsletter #1, je t’invitais à créer ton compte sur ChatGPT (si ce n’était pas déjà le cas) et renseigner tes customs instructions. Clique ici si tu n’as pas fait tes devoirs.
🎙 Je lui laisse la parole :
L'IA est une révolution dans la productivité !
Je suis THE Flemmard ! Le gars qui doit se donner trois tapes pour se bouger et qui, pour couronner le tout, adore faire les choses à la dernière minute. Mais dans tout ça, le mec est exigeant. What ?
Quand j'ai entendu parler de ChatGpt, je me suis dit qu’ils avaient inventé " LE truc pour moi".
C'est l'IA générative que j'utilise le plus souvent. À vrai dire… pour quasiment 80% de mes tâches. Pour preuve, ChatGpt est mon nouveau coach d'athlétisme. J'essaie de me réguler pour garder à minima des réflexions et préserver mon cerveau des machines.
L'IA est une révolution dans la productivité ! Et comme toute révolution, elle sonnera le glas pour certains et pour d'autres sera une source développement. Nous devons au plus vite apprendre à les exploiter et les utiliser comme des copilotes, qui servent d'optimisateur de tâches.
Je vais vous partager un prompt que j'utilise depuis quelques semaines pour ma gestion de tâches et mon gain de productivité.
Tu es un spécialiste en gestion des tâches ayant surmonté la procrastination pour exceller en productivité. Je souhaite bénéficier de tes conseils pour optimiser mon emploi du temps.
J'aimerais que tu établisses une représentation tabulaire de mon temps selon ces catégories : Temps professionnel (activités génératrices de revenus),temps personnel (moments en famille ou sociaux), temps pour soi (santé, sport et croissance personnelle), temps obligatoire (déplacements, sommeil, repas), temps perdu (l'utilisation du smartphone ou la TV).
Je te présente mon planning de la semaine dernière ci-dessous pour ton analyse :[Indique ton agenda de la semaine dernière].
Transmets-moi le pourcentage de temps alloué pour chaque catégorie de temps et donne-moi tes meilleures préconisations dans le but de tirer profit de mon temps en fonction de mes objectifs et de mon équilibre.L’actu de la flemmarde 💃🏽
Depuis quelques jours, mon cerveau est en ébullition. Pleins d’idées, pleins de projets et des envies d’ailleurs :
Je reviens de 10 jours incroyables au Bénin avec Jessica et 10.000 Codeurs dans le cadre du Forum panafricain des métiers du numérique.
Au mois de Novembre je vais accompagner des entrepreneur.e.s de Côte d’Ivoire dans la génération de leur tunnel de vente en collaboration avec ELIT.
Je travaille sur des projets 2024 sur le Continent et ça s’annonce BIG 🤩
Well ! C’est tout pour aujourd’hui 🛬
On se retrouve le 1er Décembre pour ta dose de productivité !
Si tu as aimé me lire, tu peux liker ce post ou me laisser un petit mot doux en commentaires ? Believe it or not, ça donne du baume au cœur et surtout, ça donne l’impression d’être lu (plus que les stats)… 💓